「なんだか集まりが悪いんだよね…」
経営者仲間の集まりでの、Ｉ社長の言葉です。
何の話かというと、
”会議について”
社内・社外の会議を問わず、
予定時間ピッタリには、
なかなか始まらないとのこと。
そうなると、
当然のことながら、
終了時間は遅くなり、
そのあとの予定もずれる…、
悪循環になっているのです。
私たちにとって
最も大切な財産は、
”時間”
過ぎ去ってしまった時間は、
二度と取り戻せない。
私自身、50代に入り、
ますます時間の大切さを感じています。
ということで、
たとえ、
5分・10分の遅れであったとしても、
この問題を、
そのまま放置してはいけません。
何らかの対策をする必要があります。
私自身が行っている対策のひとつは…、
”スタート時間を、中途半端な時間にする”
というもの。
人間というのは不思議なもので、
「10時開始でお願いします」
「13時30分からスタートします」
何でもかんでも、
区切りのいい時間に始めたい生き物です。
これだと、
記憶には残りづらい。
忘れてしまったり、
開始時間を誤解してしまったり、
結果的に遅れてしまう人がいる…、
私自身は、そんな仮説を持っています。
そもそも論として、
区切りのいい、
ピッタリの時間に始めなければならない理由は、
どこにもありませんよね。
「9時57分開始でお願いします」
「13時18分からスタートします」
これでいいわけです。
中途半端な時間を提示されると、
記憶には残りやすい。
「その時間には、何か意味があるんだろう」
そんな勝手な思い込みも手伝い、
遅れる確率が下がると考えています。
合わせて、
”時間を無駄にしない、時間を大切にしている会社”
中途半端な時間設定には、
こんな想いが伝わる効果もあると考えています。
（何でもやり過ぎには注意が必要ですが…）
事実として、
友人とのプライベートの遊びでも、
集まりが悪い人には、これをやっています。
「明日は、10時23分43秒集合ね！」
半分冗談ですが、
これを繰り返すうちに、
区切りのいい時間でも遅れなくなったのです。
あとは、
上記も含めてですが、
”会議の定義”
これを決めておくことも有効です。
・会議は決定の場である。
・アジェンダ、資料は必ず事前配布。
・会議中に資料は読まない。
・本題から入る。
・人数制限を設ける。
・傍観者は参加不可。
・進行の時間割を決めておく。
・会議の単位を決める（15分単位など）
・何単位やるかを決め、終了時間を決める。
定義を決めておくことで、
「14時12分から３単位」
など、
使う時間が見える化し、
有効に使える確率が上がります。
この中途半端の利用は、
社外の人との会議での
場所問題にも有効です。
みなさんにも
経験があるかと思いますが、
”会場にたどり着けない…”
迷って、
時間ギリギリになると、
何もかもうまくいかなくなります…。
その昔、
セミナー運営会社の人に聞いたことがあるのですが、
「有名な場所ほど、遅れてくる…」
その人曰く、
有名な場所、
たとえば、
有名ホテルの会議室…なんていう場合は、
「あぁ、そこなら知ってるし、大丈夫だろう」
そんな油断があるようで、
事前によく調べない人が多いようなのです。
これが、
たとえ駅近であっても、
まったく知らないビル名を言われたら…、
事前にしっかり調べてくるため
遅れないらしいのです。
とはいえ、
これは難しい問題ですよね。
使える予算が潤沢にある場合と、
そうでない場合とでも変わってきますし
ある程度、
見栄を張った場所の方がいいときも
ありますしね…。
いずれの場合も、
相手にリマインドすれば問題ないともいえるわけですが、
大変失礼な言い方になってしまいますが、
一般的にはあまり知られていない、
”中途半端な場所”
ここを指定することでも、
開始遅れを防げるかもしれません。
ということで、
あなたの会社の会議は、
定刻に始まっていますか…？
たった５分の遅れでも
放っておいてはいけません。
シンボリック経営®では、
定義を象徴化することで、
社員が取るべき行動を明確にしていきます。
誰にとっても、”時間は有限”
定義を決めて、スピードアップ！
一度見直してみましょう。
✅メルマガでしか書けないこともあります。
✅登録は無料、ノーリスクです！ 下記をクリック！
