「会議に出ただけで、仕事をした気になってるんですよ…」
経営者勉強会で同じグループになったＳ社長が
その日の午前中の会議について、愚痴をこぼし始めました。
会議…、
どんな業種でも、どんな規模の会社であっても、
会議というものは存在します。
そして、
多くの会社の経営者は、
その会議に対して、何らかの不満を抱えている…。
会議というものは、実に不思議なものです。
では、
そもそも…会議とは何なのか？
ある辞書によれば、会議とは、
”関係者が集まって相談をし、物事を決定すること”
とあります。
つまり、
不満を抱えているということは、
”物事を決定できていない”
ということなのでしょう。
冒頭のＳ社長の愚痴の原因も、そこにありました。
ここで忘れてはいけないことは、
”会議はコスト”
ということ。
会議にかかる実質的な費用だけでなく、
社長の時間、従業員の時間を
確実に奪うのが会議です。
これらの貴重なコストをかけたうえに、
何も決まらなかった…では、
企業にとっては、大きな損失のはず。
しかしながら、
会議 ＝ 仕事をしている
会議に出ること自体が目的になってしまうと、
その大きな損失にも気がつかないのです。
気がつかないばかりか、
”立派に仕事をしている！”
自己評価ばかり高くなってしまう…、
そんな人がいるのも事実です。
決められない会議、
生産性の低い会議の原因…、
これには、
大きく分けて３つあると、私は考えています。
ひとつ目は、
"会議の定義が不明瞭"
ということです。
この会議では、何を決定するのか？
この定義が明確になっていないと、
議論ではなく、単なる報告会に終わってしまうこともあります。
そうならないようにするためにも、
”会議には、タイトルをつける”
第〇回・定例会議ではなく、
”Ａ商品の認知度を上げるために、ＳＮＳをどう活用するか会議”
タイトルがつけられることで、
無意識に考え始めるのが人間です。
たとえば、誰かにいきなり、
「♪タタン！ クイズです！ ○○が□□で～」
そんな風に話しかけられたら、
答えるつもりはなくても、頭の中では考えてしまう…、
これと同じことです。
二つ目は、”準備不足”
何を決めないといけないのか？
これをきちんと理解していなければ、
決定するために必要な情報・数字が何であるかを
分かるはずがありません。
社長が理解していなければ、部下から説明を受けるだけで時間切れ、
部下が理解していなければ、必要な情報・数字が上がってこない。
♪稽古不足を幕は待たない～
最近では、子どもたちから
”俳句のおっちゃん”なんていわれている
梅沢富美男さんの名曲「夢芝居」にこんな一節がありましたが、
準備していなくても、時間になれば始まってしまうのが会議です。
有意義な会議にするなら、準備は必須なのです。
そして、最後の３つ目。
これが最も重要なことですが、
それが、
”会議の場で、すべてを話そうとしない”
ということ。
会議の場には、やはり、独特の緊張感があります。
そんな緊張感のある場で、すべてを話そうと思っても、
なかなか難しいのが現実です。
特に、新入社員など、若い社員にとっては、
「若い人たちの意見が聞きたいから、なんでも話せよ！」
そんな声を掛けられたとしても、
「はい、分かりました！」
とは…なかなかいきません。
そこで必要なのが、
”真面目な話をする、軽い場”
最近では、ハラスメントのひとつに
カウントされてしまっていますが、
”飲みニケーション”もそのひとつです。
ただし、あくまでも、
真面目な話をする場としての飲みニケーション。
愚痴を言い合う…、過去の栄光を自慢する…、
というものではありません。
タバコを吸う人にとっては、
喫煙スペースも、そのひとつになり得ます。
ランチ会もいいかもしれません。
１時間という限られた時間であれば、
”終わりが見えない…”
飲みニケーションのような、ストレスもありません。
いずれにしても、
真面目な話を、堅苦しい場で話すのではなく、
真面目な話を、軽い場で話せること。
これが必要なのです。
言い方を変えれば、
”真面目な雑談をする”
真面目な雑談をきっかけに、
ビジネスのアイデアが膨らんでいく…、
そんな経験をしたことがある人も
多いのではないでしょうか？
ということで、
”経営者は、真面目な雑談をする場をつくれ！”
会議前に、どれだけ真面目な雑談をしておくかが、
その会議の成否を分けるのです。
堅苦しい場だけでは…、面白い発想は出てきません。
シンボリック経営®においても、
真面目な雑談を重要視しています。
休憩中のちょっとした社長のひと言が、
企業の方向性を決める場合もあるからです。
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